Les contacts peuvent être de plusieurs types : écrit (et alors par courrier électronique, ou par courrier papier), par téléphone, lors d'une rencontre (entretien).
Conseils lors d'un échange de courriers papiers :
Le monde professionnel est celui des adultes évidemment, et on attend généralement de vous que vous en respectiez les usages. Un courrier papier est organisé par exemple comme suit :
- en haut à gauche votre nom et vos coordonnées,
- en dessous, à droite : le nom et/ou le titre du destinataire
- en dessous à gauche l'objet du courrier : candidature, etc.
- en dessous à droite la date,
- en dessous au milieu : Madame xxx, Monsieur yyy,
- le texte,
- un paragraphe de civilités (salutations formelles),
- la signature de l'auteur.
On peut conseiller par exemple comme civilités finales : je vous prie de recevoir, Madame xxx, Monsieur yyy, l'expression de mes cordiales salutations. Regarder les lettres de motivation proposée dans le site pour se faire une idée.
Conseils lors d'un échange de mail :
Il faut bannir les adresses mails "rigolotes" (pour ne pas dire "débiles"). Créez et utilisez un mail explicite (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.">préCette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. par exemple) et évitez à tout prix les mails de "copains" ( Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ou encore Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ni même le pourtant mignon Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.). Vous devez donner une impression de sérieux et de professionnalisme, et pas d'adolescent attardé ou d'écolier encore novice. Créer une nouvelle adresse si nécessaire. Lors d'un mail les formalités peuvent être réduites : inutile de développer autant les formalités que dans un courrier papier. Un "Bonjour Monsieur/Madame xxx" suffit pour commencer ; un "Cordialement" final suivi de votre prénom et de votre nom est idéal.
Conseil lors des appels téléphoniques :
Préparez ce que vous avez à dire avant de téléphoner : qui êtes-vous, à qui voulez-vous parler, que voulez-vous demander à cette personne ?
Lors des appels téléphoniques, il faut parfois forcer le barrage des standards ou des secrétaires. Lorsqu'on vous dit "Il est en entretien" ; "Elle est en réunion" ; "Il est en déplacement", demandez aussitôt à quel moment vous pourrez rappeler. Si vous connaissez le nom de la personne, demandez à lui parler directement, éventuellement en usant de subterfuges pour franchir les barrages des secrétaires : en réponse à "C'est pour quel motif" on peut ruser et dire "Je devais le rappeler" ; "Elle attend mon appel", ou etc.
Utilisez toujours même avec les subalternes d'un vocabulaire sobre et poli ("Merci Monsieur, bonne journée à vous" en fin de conversation laissera une impression favorable qui fera peut-être qu'on vous facilitera la tâche lors de l'appel suivant).
Lorsque vous avez enfin la bonne personne au bout du fil, n'oubliez pas que vous la dérangez au milieu de son travail : soyez efficace pour vous présenter et exposer le but de votre appel ; proposez un rendez-vous si ce que vous avez à dire est long. Quant à la date du rendez-vous, si vous êtes demandeur, faites un effort et essayez de faciliter la tâche de la personne en lui laissant choisir ce qui l'arrange le plus elle d'abord, et non vous.
Conseil lors des rendez-vous d'entretien :
Notez soigneusement l'heure de rendez-vous, repérez l'adresse sur un plan pour ne pas vous perdre au dernier moment et prévoyez de la marge de sécurité pour éviter d'arriver en retard ! L'idéal est d'arriver avec 10 minutes d'avance. Vous montrez ainsi votre sérieux sans perturber le fonctionnement de l'entreprise en arrivant trop tôt. Présentez-vous en arrivant à l'accueil et dites que vous avez rendez-vous avec telle personne à telle heure, puis attendez. Ne mâchez pas de chewing-gum, ne ressortez pas fumer, ne passez pas vos coups de fil personnels dans le hall de l'entreprise, ne vous baladez pas dans l'entreprise en attendant : le mieux est encore de s'asseoir et d'attendre calmement qu'on vienne vous chercher.
Habillez-vous convenablement (le survêtement ou le polo de sport, c'est confortable, mais ce n'est pas du plus grand classicisme), et coiffez-vous correctement (les cheveux sales, ça ne donne pas envie d'embaucher un technicien-préleveur en LABM et encore moins un qualiticien). Des étudiants se sont vus par le passé reprocher le port de piercings visibles (lèvre inférieure, langue, narine). Concrètement, conseillons plutôt pour un homme au moins une chemise sur un pantalon et des chaussures de ville (le tout : propre, ciré, repassé), et pour une femme quelque chose dans le même esprit. Un costume-cravate pour un homme ou un tailleur pour une femme ne feront pas mauvaise impression : si vous voulez le poste il ne faut peut-être pas hésiter, à condition tout de même d'être à l'aise dedans (si vous vous sentez trop coincé et mal à l'aise, il vaut peut-être mieux moins de formalité dans les vêtements).
Comportez-vous avec sobriété pendant l'entretien : pas d'exubérance ni de familiarité excessive. Evitez de couper votre interlocuteur, laissez-le prendre la parole et vous poser des questions. Attendez qu'il vous invite à poser vos questions ou au moins qu'il ait fini les siennes pour poser les vôtres. Ne tripotez pas les objets disponibles : maîtrisez vos mains.
Utilisez les titres de politesse "Monsieur" et "Madame" dans vos phrases : "Bonjour Madame", "Merci Monsieur", etc.). Notez les informations qui vous seraient éventuellement données : dates, noms, coordonnées. Même en cas de réponse négative, restez toujours professionnel (donc poli et souriant) : vous pourriez avoir à vous représentez dans la même entreprise dans quelques mois…